[CÔNG VIỆC HÀNG NGÀY CỦA CỬ NHÂN LƯU TRỮ LÀ GÌ]

Lưu trữ học không phải là ngành mới nhưng vẫn thu hút số lượng ít  các thí sinh đăng ký theo học ngành này. Sau khi tốt nghiệp ngành này, bạn có thể dễ dàng xin việc tại các cơ quan nhà nước, Chính phủ, trường học, bệnh viện và các Bộ, Sở ban ngành. Vậy công việc hàng này của họ ra sao? Các bạn cùng tham khảo bài viết sau nhé.

Ngành Lưu trữ  (tiếng Anh là Archivology) là ngành học cung cấp cho người học những kiến thức lí luận và thực tiễn cơ bản về các lĩnh vực như: Văn thư, lưu trữ và quản trị văn phòng. Giúp người học sau khi tốt nghiệp có thể trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ cơ bản trong công việc.

Mô tả công việc hàng ngày của cử nhân văn thư lưu trữ

Làm văn thư lưu trữ là làm gì? Một ngày làm việc của họ diễn ra như thế nào, công việc cụ thể của họ là gì? Bạn hãy tải ngay bản Word dưới đây để tham khảo thêm nhé.

Nhân viên văn thư lưu trữ không chỉ gắn bó với bàn giấy, xấp hồ sơ tài liệu mà còn được phân công thêm những nhiệm vụ khác mà lãnh đạo giao cho tùy theo công ty, doanh nghiệp, cơ quan làm việc. Sau đây là thống kê công việc cá nhân của văn thư

1. Quản lý lưu giữ hồ sơ, tài liệu

Nhiệm vụ đầu tiên và là nhiệm vụ quan trọng chủ yếu trong chuyên môn của những người làm văn thư đó là việc quản lý hồ sơ cho công ty. Hàng ngày họ sẽ tiếp nhận những văn bản, thư từ, hồ sơ được chuyển đến cho cơ quan, doanh nghiệp, công ty và quản lý cả những giấy tờ, hồ sơ văn bản được gửi đi từ cơ quan.

Mô tả công việc chi tiết

Họ có quyền hạn được xử lý nhanh những giấy tờ ấy nếu cần thiết có thể mở sổ hoạt động và theo dõi. Sau khi đã tiếp nhận những hồ sơ họ còn cần phải lưu thông tin nhập vào sổ, đóng dấu lại và gắn thêm các mã số để phân biệt ngày gửi đi, gửi đến và loại văn bản. Tất cả những văn bản gửi đi hay chuyển đến, những văn bản lưu hành nội bộ thì văn thư đều cần quản lý và tổng hợp lại.

Trong khi các tổ chức xử lý các công văn báo cáo và hồ sơ thì văn thư cũng sẽ theo dõi và giám sát tới khi hoàn tất các văn bản hồ sơ. Các văn thư sẽ lên kế hoạch tổ chức lưu trữ những văn bản, dữ liệu thông tin, những giấy tờ tài liệu của công ty. Họ đảm nhiệm vai trò vị trí gõ văn bản bằng máy tính, soạn thảo những công văn, những quyết định thông báo tới những báo cáo có liên quan đến bộ phận hành chính văn phòng. Những công việc phải làm

Trong nhiều trường hợp sẽ cần phải in ấn và photo những tài liệu cần thiết cho cơ quan để gửi đến những phòng ban, bộ phận ở công ty, doanh nghiệp. Văn thư cũng là người giữ gìn và bảo quản con dấu của công ty, con dấu của lãnh đạo, họ sẽ lưu giữ cả bản chính và bản gốc của các loại văn bản để có thể báo cáo lên cấp trên.

2. Quản lý tài sản của công ty

Công việc của văn thư không chỉ bảo quản những giấy tờ của công ty mà người văn thư cũng cần phải có trách nhiệm quản lý những tài sản của công ty nữa. Họ sẽ lên một danh sách những đồ vật văn phòng phẩm mà các phòng ban cần sử dụng trong công ty và báo cáo đầy đủ những vật dụng văn phòng phẩm đã mua trong một tháng.

Quản lý những tài sản của công ty

Theo dõi, để ý, thống kê về những vật phẩm đem vào sử dụng, lên kế hoạch bảo dưỡng những thiết bị công nghệ, máy móc có trong công ty hàng tháng, hàng năm. Kiểm tra thường xuyên những vật dụng văn phòng để có thể mua thêm bổ sung đúng lúc giúp cho các phòng ban làm việc tốt hơn.

3. Làm nhiệm vụ lễ tân

Nhân viên văn thư lưu trữ sẽ cần phải trả lời điện thoại của đối tác khách hàng gọi đến, trao đổi nói chuyện với khách hàng và truyền tải nội dung lên cho các lãnh đạo cơ quan hoặc những thông tin liên quan tới các bộ phận phòng ban có liên quan.

Họ sẽ là người trực tiếp tiếp đón những vị khách tới cơ quan làm việc, chỉ dẫn và giới thiệu tới các phòng ban, đứng ra chịu trách nhiệm chuẩn bị tổ chức những cuộc họp, hội thảo, những cuộc họp nội bộ ở trong doanh nghiệp, hay những cuộc họp được tổ chức ra để bàn thảo công việc với đối tác, khách hàng làm ăn cùng công ty
4. Quản lý hồ sơ nhân sự

Họ sẽ lập các kế hoạch về việc tuyển dụng và tổ chức chọn lựa nhân sự cho các phòng ban, tham gia chịu trách nhiệm về nhân sự cho nhân viên/ chuyên viên nhân sự. Khi có các nhân sự thử việc và làm việc thì họ cũng sẽ sát sao trong việc kiểm tra, đánh giá, nhận xét và thực hiện ký kết hợp đồng lao động với nhân viên mới.

Những bản hồ sơ nhân sự

Cuối mỗi tháng họ sẽ có những báo cáo và nhận xét nhân sự tới cho lãnh đạo. Về hồ sơ nhân sự, họ sẽ phải cập nhật hồ sơ nhân sự đầy đủ trong mỗi thán

5. Lên bảng lương, thưởng hàng tháng

Mỗi tháng họ sẽ chấm công nhân viên và lập bảng chấm công các nhân sự. Sẽ dựa vào đó để có thể tính lương và thưởng nộp cho lãnh đạo công ty ký duyệt. Sau đó, họ sẽ phối hợp với phòng kế toán để chi trả lương cho nhân viên.

Do các yêu cầu đặc thù như đã kể ở trên nên bộ phận văn thư, hành chính, nhân sự hay được xếp chung để có thể dễ dàng trong việc tương trợ, giúp đỡ, hợp tác nhau hoàn thành công việc. Và người ta có thể hay gọi chung là hành chính văn thư hoặc văn thư hành chính.

Nhiệm vụ của văn thư phù hợp với các bạn nữ giới vì công việc này yêu cầu tỉ mỉ, cẩn thận, trình tự, ngăn nắp ngoài ra công việc có nhiệm vụ làm lễ tân đón khách phù hợp với các bạn nữ có lối nói chuyện nhẹ nhàng, lịch sự, cởi mở tạo ấn tượng tốt cho các khách hàng và đối tác của công ty.

Làm chế độ lương thưởng

Công việc này không đòi hỏi hay yêu cầu quá áp lực khá khắt khe và là môi trường công sở vậy nên những bạn muốn trải nghiệm cảm giác là cô nhân viên văn phòng ngày làm 8 tiếng thì có thể thử sức với công việc này.

Qua bài viết trên  về mô tả công việc hàng ngày của cử nhân  văn thư lưu trữ có lẽ bạn đã hiểu chi tiết hơn về công việc này . Chúc các bạn thành công .